Parece que la era del papel se resiste a ser reemplazada en el sector de la construcción; y por eso aún vemos pilas de documentos, planos, contratos, facturas, órdenes de pagos, entre otros, desperdigados por las oficinas de las diferentes áreas involucradas en un proyecto de obras. Buscar, entre tanto papel acumulado, información actualizada es una tarea tediosa y muchas veces frustrante ya que, incluso se pueden perder documentos entre tantas pilas de papel juntas.
La solución frente a la era del papel es la digitalización en la construcción, a través de software y recursos tecnológicos digitales que permitan tener toda la documentación de obra en un espacio virtual, a buen recaudo. La digitalización no solo es práctica, sino que le permite ahorrar ese dinero que está perdiendo por seguir viviendo entre documentos físicos difíciles de ubicar, actualizar y compartir en tiempo real, con los involucrados.
¿Tiene dudas sobre la digitalización en la construcción? ¿Todavía teme renunciar a los procesos de documentación con los que está familiarizado? ¡Es momento de dar un paso más hacia la modernidad! Aquí te contamos cómo el papeleo le está haciendo perder dinero.
El papeleo hace perder dinero en la industria de la construcción
¿Cuánto tiempo se pierde en que un miembro de su equipo encuentre información impresa o registrada en papel? ¿Cuántas facturas se han perdido? ¿Cuántas órdenes se pagan de más? ¿Le suena familiar? Si es así se debe a que todavía sigue viviendo en la era 2D de la construcción y necesita dar un paso hacia el futuro. No es conveniente esperar a llegar a una etapa crítica para iniciar la transformación digital de su negocio. El cambio puede darse ahora y estas cinco señales le ayudarán a tener la certeza de que es momento de digitalizar su papeleo en construcción.
- Pierde tiempo buscando documentación
En la era digital, la información se puede encontrar de forma fácil y rápida. Basta con ingresar a la base de datos de su empresa, e indicar qué necesita para que la información le sea proporcionada en segundos.
Esto no ocurre en la era del papel, donde hay que buscar entre documentos, carpetas, para dar con lo que se necesita e, incluso, muchas veces la búsqueda resulta infructuosa porque el documento se ha extraviado. El tiempo que se pierde en esta búsqueda física no solo no se recupera, sino que representa pérdidas para su proyecto ya que, aumenta los costos laborales y reduce la productividad.
- Pequeños detalles que cuestan
Si sigue confiando en los informes escritos diarios, tiene un fallo en el aprovechamiento de sus recursos. No basta con que un pequeño problema sea reportado en el informe escrito, sino que esta información llegue a quien compete su solución.
Si sigue confiando en el papel esta información puede perderse repercutiendo en los gastos totales del proyecto. La solución es un software que permita la gestión de proyecto y con ello la gestión de los interesados en un proyecto de construcción, para que el conocimiento llegue a todos en tiempo real y facilite la toma de decisiones que beneficien el aprovechamiento de los recursos.
- Problemas para documentar el trabajo de campo
No es práctico trabajar con papel para documentar el trabajo de campo. Además, hasta la presentación de un informe, las horas de los trabajadores que van al campo y no pueden documentar, en tiempo real sus actividades, puede terminar siendo consideradas como trabajo gratis (lo que no es bueno para la fidelización interna).
Al dejar atrás la era del papel y facilitar tecnologías que permitan documentar solicitudes de cambios (entre otros) en tiempo real, a través de imágenes, por ejemplo, se acelerarán procesos y el trabajo documentado es remunerado.
- Falta de documentación durante disputas
Cuando sólo se trabaja con papel puede haber errores en la ejecución del proyecto que conlleven a disputas entre los involucrados, sobre todo para hallar responsables. Hallar quién tiene la razón no es fácil y más cuando no se sabe en qué manos acabó la información final, lo que conlleva a una investigación que cuesta tiempo y dinero. Estas disputas podrían resolverse fácil y rápidamente si se cuenta con un software de gestión de proyectos, ya que en este se puede almacenar, ordenar y acceder a toda la documentación necesaria y actualizada en tiempo real.
- Pierde clientes, beneficios y la capacidad de que su negocio crezca
Finalmente, otra señal de que es momento de dar paso a la digitalización en construcción es si la era de papel le está costando clientes y oportunidades de crecimiento. Por ejemplo, obras que se retrasan o presupuestos que se sobrepasan, clientes insatisfechos por no contar con documentación que justifique todos sus procesos, etc.
¿Cuál es la solución frente a la era de papel en la construcción?
La solución es la digitalización en construcción, y esto puede lograrse a través de herramientas de gestión de proyectos de construcción. Existen diferentes soluciones que pueden elegirse y que no tienen por qué ser ni excesivamente costosas ni complicadas de usar. Nosotros podemos asesorarte con las diferentes soluciones que le permitirán dejar atrás las pilas de papel y apostar por la digitalización. ¡Contáctenos para más información!
